助成金は受給した後も、提出書類の保管状況について確認・調査が行われる場合があります。トラブル防止のためにも、今一度保存状況をご確認ください。
助成金の申請書類は「5年間」の保存義務があります
助成金の支給申請で、都道府県労働局に提出した以下の書類について、保存義務があります。
- 支給申請書
- 添付書類（出勤簿・賃金台帳・就業規則など）
これらの原本または写しは、支給決定日の翌日から起算して5年間保存しなければならないとされています。
※紙で提出した場合は紙で、電子で提出した場合も、いつでも確認できる形で保存しておくことが重要です。
また、助成金の種類によっては、申請に用いた労働条件通知書・雇用契約書・労働者名簿など、関連書類の保存も求められる場合がありますので、申請時の資料一式をまとめて保管しておくことをおすすめします。
社労士や代理人に申請を依頼した場合の注意点
申請手続きを社会保険労務士や代理人に依頼した場合、「提出した書類が手元にない」ということが意外と起こりがちです。特に、申請時に作成したデータや添付書類は、申請後に担当者が変わることで所在が不明になるケースもあります。そのため、申請をご依頼いただいた事業主さまは、必ず次の対応を行ってください。
- 提出した書類の原本または写しを受け取る
- 社内で5年間保管できる状態にしておく
あわせて、保存場所・保存担当者を決めておくと、監査や調査があった場合にもスムーズに対応できます。（例：社内共有フォルダ、キャビネットの保管場所、保存ルールの明文化など）
書類が保存されていないと「助成金の返還」を求められる場合があります
助成金は、支給後も都道府県労働局が調査を行うことがあります。その際に、必要書類が保存されていない場合には、支給された助成金の返還を求められる可能性があります。「助成金は受給したら終わり」ではなく、受給後の保存管理も含めて制度の一部ですので、ぜひご注意ください。少しでも「書類が揃っているか不安」「保管方法がわからない」という場合は、早めにご相談いただくことをおすすめします。